Nos offres et services de rappel de rendez-vous par SMS
Le rappel de rendez-vous a un profil d’envoi bien à lui. Pas de pic : quelques messages chaque jour ouvré, toute l’année, avec des creux pendant les vacances et des pointes à la rentrée selon votre activité. Ce n’est pas une campagne, c’est un flux régulier. Trois entrées y répondent.
Le Forfait Libre et le Forfait Pro, selon le nombre de rendez-vous
Ce qui vous oriente ici, c’est le nombre de rendez-vous que vous tenez chaque semaine, pas la taille de votre fichier.
- Forfait Libre : vous approvisionnez votre compte en crédits SMS quand vous le décidez, sans abonnement ni durée d’engagement. Chaque rappel parti retire un crédit. L’entrée qui convient à un praticien seul ou à une petite structure.
- Forfait Pro : la formule mensuelle. Le crédit y est facturé à un tarif préférentiel et les fonctions qu’elle débloque servent un flux quotidien : planification avancée, segmentation de vos types de rendez-vous, personnalisation par variables, statistiques détaillées. Elle devient logique dès que plusieurs praticiens ou plusieurs sites partagent le même agenda.
Un rappel se facture comme un autre envoi : chaque message consomme un crédit, davantage si le texte dépasse la longueur d’un SMS unique. Le prix unitaire suit deux paramètres, la quantité achetée, avec une dégressivité au volume, et le pays du destinataire, avec des grilles publiées pour la France, la Belgique, la Suisse, l’Espagne, l’Italie, le Portugal et Israël, détaillées sur la page prix SMS professionnels, tarifs transparents. Pas de frais d’ouverture, pas de facturation mensuelle sur le Forfait Libre, pas de change de devise.
L'API SMS, branchée sur votre agenda
Un rappel gagne beaucoup à partir tout seul. Tant que vous tenez quelques rendez-vous par jour, l’envoi depuis l’interface reste tenable ; le branchement devient nécessaire le jour où personne ne peut garantir d’ouvrir l’outil chaque soir. Si quelqu’un doit ouvrir une interface chaque soir pour traiter les rendez-vous du lendemain, le dispositif s’arrêtera le jour où cette personne sera absente.
L’API SMS relie votre logiciel de prise de rendez-vous à la plateforme. Dès qu’un créneau est réservé, déplacé ou annulé, votre outil transmet le numéro, le texte et la date d’envoi voulue. Le message part au moment prévu, sous votre émetteur, sans que personne y touche. Le raccordement se fait une seule fois, à partir de la documentation de l’API SMS France. Vous ne maintenez ensuite que deux réglages : le délai et le texte du modèle.
La Campagne SMS gérée, quand personne n'a le temps de s'en occuper
Dans beaucoup de structures, le rappel de rendez-vous n’a pas de propriétaire. L’idée plaît à tout le monde, personne n’a le temps de trier les numéros ni d’écrire les textes. La campagne SMS gérée répond à ce cas : notre équipe prend en charge la préparation et la mise en route. Le contenu des messages reste votre décision.
Ce que coûte vraiment un rendez-vous oublié
Une absence ne se résume pas à une case vide dans un planning.
- Le temps immobilisé. La plage était réservée, le poste préparé, parfois un produit commandé. Rien ne se récupère, et la réservation reste comptée dans votre journée.
- La personne qui attendait ce créneau. Le coût le moins visible : quelqu’un a accepté une date lointaine faute de mieux, et la place qui lui convenait disparaît sans que personne l’ait su.
- Le travail de rattrapage. Rappeler, laisser un message, reproposer une date, corriger l’agenda. Ce temps répare, il ne produit rien.
- La relation elle-même. Une personne gênée d’avoir oublié hésite souvent à reprendre rendez-vous.
Disons les choses honnêtement : un rappel ne fait pas disparaître les oublis. Il remet l’échéance sous les yeux de la personne au moment où elle l’a oubliée, et il change surtout la nature des absences qui restent. Prévenue la veille, une personne qui ne viendra pas vous le dit, au lieu de ne rien dire. Le créneau redevient disponible pendant qu’il est encore temps de le proposer à quelqu’un d’autre. Vous passez d’absences découvertes sur le moment à des annulations connues à l’avance. C’est le bénéfice réel, et le seul que l’on puisse annoncer sans le chiffrer.
Quand envoyer le rappel
Le délai décide de l’efficacité du dispositif, avant même le texte du message.
Trop tôt, le rappel s’oublie à son tour. Une semaine avant, la personne ne peut rien organiser. Elle lit, se dit qu’elle a le temps, et le message disparaît sous les suivants.
La veille convient au plus grand nombre de situations. Il reste la possibilité de déplacer une réunion ou de trouver une solution de garde. Et si la personne annule, vous avez une journée devant vous.
Un point que le calendrier impose : comptez le délai en jours ouvrés, pas en jours calendaires. Un rendez-vous du lundi rappelé la veille part un dimanche. Décalez au vendredi, ou repoussez au lundi matin quand le rendez-vous est l’après-midi.
L’avant-veille, quand le créneau est difficile à recaser. Une intervention longue, un poste technique mobilisé, un intervenant qui se déplace : plus la place est coûteuse à laisser vide, plus il faut de délai pour la remplir.
Le matin même, pour confirmer plutôt que pour prévenir. Il est trop tard pour éviter l’oubli. Ce message rappelle l’heure exacte, l’adresse ou ce qu’il faut apporter.
Le double rappel combine deux de ces envois, la veille et le jour même. Il ne convient pas à tous les métiers. Il se justifie pour les rendez-vous longs, ceux qui demandent une préparation, ceux qui ne se reprogramment pas facilement. Sur des créneaux courts et fréquents, deux messages pour une même échéance lassent, et une personne qui en reçoit trop cesse de les lire.
Une question revient souvent : si mon logiciel envoie déjà un e-mail de confirmation au moment de la réservation, le SMS fait-il double emploi ? Non, et les deux ne jouent pas au même moment. Le mail de confirmation arrive quand la personne vient de prendre son rendez-vous, donc quand elle s’en souvient parfaitement. Le rappel arrive plusieurs jours plus tard, au moment où elle l’a oublié, et il s’affiche sans qu’elle ait à ouvrir sa boîte de réception. Beaucoup d’établissements gardent les deux, avec des rôles distincts.
Reste l’heure d’envoi, qui dépend du public visé : les horaires qui conviennent à des particuliers ne sont pas ceux d’une clientèle professionnelle. Ce sujet a sa page : à quelle heure envoyer vos SMS.
Des modèles de SMS de rappel à adapter à votre métier
Ces modèles tiennent dans la longueur utile d’un message et restent lisibles seuls, plusieurs heures après leur arrivée. Les éléments entre crochets sont des variables, remplacées par les données de chaque destinataire au moment de l’envoi. Adaptez le vocabulaire au vôtre, gardez la structure, et vérifiez le compteur de caractères une fois vos variables réelles insérées.
Une condition à régler avant de les enregistrer : les modèles qui appellent une réponse supposent un paramétrage qui autorise le retour du destinataire. Un envoi signé d’un nom d’expéditeur seul ne le permet pas, on ne répond pas à un nom. Choisissez entre message signé et message auquel on peut répondre, en connaissance de cause.
Cabinet médical, dentaire et paramédical
> [Établissement] : rappel de votre rendez-vous le [date] à [heure]. Merci de prévenir au [téléphone] si vous ne pouvez pas venir.
Il donne au patient la date, l’heure, le nom de l’établissement et un moyen de prévenir ; il ne dit ni la spécialité, ni l’examen, ni le motif, pour la raison expliquée plus bas.
> [Établissement] : votre rendez-vous du [date] à [heure]. Répondez OUI pour le confirmer, NON pour l’annuler.
La variante avec confirmation pose une question fermée et vous rend une information exploitable dès la veille, à condition que quelqu’un lise les réponses.
Coiffure, esthétique et bien-être
> [Salon] : nous vous attendons [jour] à [heure] pour votre rendez-vous. Un empêchement ? Prévenez-nous au [téléphone].
Le ton est plus chaleureux parce que la relation l’est ; la prestation réservée n’est pas nommée, car elle n’aide personne à se souvenir et s’affiche sur un écran que d’autres peuvent voir.
> [Salon] : une place vient de se libérer [jour] à [heure]. Répondez OUI pour la prendre, elle est proposée à plusieurs personnes.
Le message de créneau libéré, adressé à une courte liste d’attente ; la dernière phrase évite la déception en annonçant que la place n’est pas réservée.
Garage et contrôle technique
> [Garage] : votre véhicule [immatriculation] est attendu le [date] à [heure]. Pensez à la carte grise. Info au [téléphone].
Il ajoute la seule chose qui évite un client reparti bredouille, le document à apporter ; l’immatriculation identifie le véhicule sans nommer l’intervention prévue.
> [Centre] : contrôle technique de [immatriculation] le [date] à [heure]. Prévoyez [durée] sur place. Pour décaler, appelez le [téléphone].
La durée annoncée évite les rendez-vous pris à la volée entre deux obligations ; rien n’est dit d’un éventuel contrôle précédent.
Cabinet vétérinaire
> [Clinique] : rendez-vous pour [nom animal] le [date] à [heure]. Apportez son carnet de santé. Annulation au [téléphone].
Le nom de l’animal fait plus pour la mémoire qu’une référence de dossier ; le motif de la consultation reste hors du message.
> [Clinique] : [Prénom], le rappel de vaccin de [nom animal] arrive à échéance. Appelez le [téléphone] pour fixer une date.
Attention, celui-ci ne rappelle pas un rendez-vous, il en propose un. Traitez-le comme une sollicitation et non comme un rappel : réservez-le aux clients de la clinique, pour un suivi convenu lors de la visite précédente, et laissez-leur un moyen de ne plus en recevoir.
Organisme de formation
> [Organisme] : votre session [intitulé] démarre le [date] à [heure], [adresse]. Prévenez [contact] en cas d’absence.
L’adresse figure dans le message parce qu’une session change souvent de lieu, et c’est l’information que le stagiaire cherche le matin même.
> [Organisme] : la session reprend aujourd’hui à [heure], [adresse]. Accueil ouvert dès [heure accueil].
Le rappel du jour même, réservé aux formations sur plusieurs journées : il ne répète pas ce que le stagiaire sait déjà.
Rendez-vous commercial et visite immobilière
> [Agence] : visite du bien [référence] le [date] à [heure], rendez-vous sur place, [adresse]. Répondez OUI pour confirmer.
La référence remplace la description du bien ; le lieu de rendez-vous est précisé car c’est la source d’erreur la plus fréquente sur une visite.
> [Société] : [Prénom], notre rendez-vous du [date] à [heure] est confirmé avec [interlocuteur]. Répondez NON si vous devez le décaler.
Le nom de l’interlocuteur a sa place ici ; la proposition commerciale en cours, elle, n’est pas rappelée.
Un point commun à tous ces textes : le nom de l’expéditeur apparaît dès le premier mot, même quand l’émetteur personnalisé l’affiche déjà en en-tête. La répétition coûte quelques caractères et lève le doute immédiatement.
Faire confirmer, annuler ou reprogrammer par retour de SMS
Demander une réponse change le statut du rappel : il ne se contente plus d’informer, il vous rapporte une donnée.
Un mot, une action, en majuscules. OUI pour confirmer, NON pour annuler. N’inventez pas un troisième mot pour la reprogrammation : donnez un numéro à appeler, car un changement de date demande une conversation. Évitez surtout STOP comme mot de confirmation : ce terme sert au refus des sollicitations commerciales, et le détourner crée une confusion que vous paierez plus tard.
Les réponses doivent arriver quelque part. La gestion des réponses récupère les retours de vos destinataires, au lieu de les laisser filer vers une ligne personnelle. L’inventaire des outils disponibles figure sur la page Fonctionnalités plateforme SMS.
Une réponse demandée est du travail créé. C’est la nuance que personne n’écrit. Vous recevrez chaque jour des retours, dont certains hors format. Quelqu’un doit les lire avant l’ouverture, sinon la personne qui a annulé la veille au soir reste inscrite dans votre agenda et vous obtenez l’inverse du résultat recherché. Si ce traitement n’est assuré par personne, n’appelez pas de réponse.
Le créneau libéré vaut ce que vaut votre liste d’attente. Une annulation ne sert à rien si vous n’avez personne à qui proposer la place. Constituez cette liste au fil de l’eau, avec ceux qui ont accepté une date lointaine ou demandé à être prévenus d’un désistement.
Ce qu'un rappel de rendez-vous ne doit pas contenir
À lire avant d’écrire vos modèles, et particulièrement pour les rendez-vous de santé.
Le principe de minimisation, appliqué au contenu du message
La fiche officielle sur la protection des données personnelles pose une règle générale : « Le traitement doit être proportionnel et pertinent : seules les données strictement nécessaires à la réalisation de l’objectif peuvent être collectées. » L’objectif est ici de faire venir une personne à l’heure convenue. Ce qui ne sert pas cet objectif n’a rien à faire dans le message.
Source : fiche « Obligations en matière de protection des données personnelles (RGPD) », Service-Public Entreprendre (entreprendre.service-public.gouv.fr).
La conséquence se voit à l’oeil nu. Un SMS s’affiche sur un écran verrouillé, dans une salle d’attente, entre les mains d’un proche. Le destinataire ne choisit pas qui se trouve à côté de lui quand le message arrive. Un rappel de rendez-vous médical ne nomme donc ni la spécialité, ni l’examen, ni le motif de la consultation.
Le message trop bavard, celui qu’on écrit sans y penser :
> Cabinet [X] : rappel de votre IRM lombaire du [date] à [heure] avec le Dr [Nom], service de radiologie.
Le même, corrigé :
> [Établissement] : rappel de votre rendez-vous le [date] à [heure]. Annulation ou report au [téléphone].
La personne sait de quel rendez-vous il s’agit, puisque c’est elle qui l’a pris. La version corrigée ne perd aucune information utile : elle retire celle qui n’appartient qu’au destinataire. Le raisonnement vaut hors du domaine médical, chez un avocat comme dans un cabinet de recrutement.
Un rappel n'est pas un support publicitaire
Seconde tentation : puisque le message part de toute façon, autant y glisser une remise. C’est précisément ce qu’il ne faut pas faire.
La règle du consentement préalable vise l’utilisation des données à des fins de prospection commerciale par voie électronique, newsletter et SMS compris. La même fiche ne prévoit qu’une exception, celle de la personne déjà cliente de l’entreprise lorsque la prospection concerne des produits ou services similaires. Tant qu’il se borne à rappeler une heure, un rappel ne poursuit pas cette finalité. Dès qu’il porte une offre, il la poursuit, avec les obligations correspondantes.
L’effet pratique est aussi ennuyeux que le risque juridique : le jour où votre rappel devient promotionnel, ceux qui se désabonnent cessent aussi de recevoir les rappels dont ils ont besoin. Gardez les deux canaux séparés. Les modalités applicables au SMS sont détaillées sur la page Obligations légales SMS.
Faut-il l'accord de la personne pour lui envoyer un rappel ?
Un rappel qui porte sur un rendez-vous que la personne a elle-même pris ne relève pas de la prospection commerciale, puisqu’il ne propose ni produit ni service. Trois obligations subsistent, parce que vous détenez un fichier de numéros.
- Informer au moment de la collecte. Quand vous prenez le numéro, dites à quoi il servira. Une ligne sur le formulaire ou une phrase au comptoir suffit, à condition d’être dite.
- Laisser un moyen de dire non. Certaines personnes ne veulent pas de message. Notez-le dans leur fiche et respectez-le.
- Ne garder que ce qui sert. Ce numéro sert au rappel. Il ne devient pas pour autant une entrée de votre fichier de prospection.
Pour aller plus loin, le SMS transactionnel pour les rappels s’intègre naturellement dans le parcours de rendez-vous : le message est déclenché par une réservation, une échéance ou une modification prévue dans votre outil, plutôt que par une campagne ponctuelle. L’envoi de SMS automatique permet ensuite de faire partir ces rappels au délai défini sans intervention manuelle à chaque rendez-vous. L’enjeu reste de bien paramétrer le moment d’envoi, le modèle utilisé et les données injectées dans le message avant de laisser le dispositif fonctionner seul.
Le rappel appartient à une famille plus large de messages déclenchés par un événement, traitée sur notre page SMS transactionnel. La mécanique qui les fait partir sans intervention humaine, et les vérifications à faire avant de la laisser tourner seule, figurent sur la page consacrée à l’envoi de SMS automatique.
Pourquoi passer par La Fabrique SMS
Le rappel de rendez-vous met un prestataire à l’épreuve sur des points qui n’apparaissent pas dans une démonstration commerciale.
- Un flux quotidien de faible volume, sans plancher imposé. Quelques rappels par jour n’obligent pas à souscrire un engagement dimensionné pour des campagnes de masse. Vous basculez sur la formule mensuelle le jour où votre agenda le justifie.
- Un branchement possible sur l’outil qui détient vos rendez-vous. Tout l’intérêt du dispositif tient à son automatisme. L’API est documentée, et le raccordement se fait une seule fois, avec votre prestataire technique ou l’éditeur de votre logiciel.
- Des données de patients ou de clients hébergées en France. Vous transmettez des numéros associés à des dates de rendez-vous. Ces informations restent en France, sur une plateforme française. La Fabrique SMS est une marque du groupe Flexin.
- Quelqu’un à qui parler en français le jour où un rappel ne part pas. Un dispositif automatique ne se remarque que lorsqu’il tombe en panne, un lundi matin.
Si vos rendez-vous ne sont qu’une partie de ce que vous annoncez à vos clients, la construction d’un plan de messages complet est traitée sur notre page dédiée à la notification SMS. Les paliers en vigueur sont publiés sur la page des tarifs.
Questions fréquentes
Retrouvez les réponses aux questions les plus posées. Une autre question ? Contactez-nous.
Combien de temps avant le rendez-vous faut-il envoyer le rappel ?
La veille convient à la majorité des situations : la personne peut encore s’organiser ou vous prévenir, et vous gardez une journée pour reproposer le créneau. Passez à l’avant-veille quand la place est longue ou difficile à recaser. Le rappel du matin même ne remplace pas les précédents, il confirme une présence.
Comment écrire un SMS de rappel de rendez-vous ?
Quatre éléments suffisent : le nom de votre établissement, la date, l’heure et un moyen de prévenir en cas d’empêchement. Le message doit se comprendre seul, sans référence à un échange précédent. Une seule action attendue. Et rien de ce qui ne sert pas à faire venir la personne : ni motif, ni détail de la prestation, ni offre commerciale.
Peut-on faire confirmer le rendez-vous par retour de SMS ?
Oui, à condition de poser une question fermée, avec un mot unique à renvoyer, et de désigner qui traite les réponses. Les retours sont regroupés au même endroit, mais quelqu’un doit les lire avant l’ouverture, chaque jour. Sans cette organisation, une annulation reçue la veille au soir ne libère pas le créneau.
Un rappel de rendez-vous médical peut-il mentionner le motif de la consultation ?
Mieux vaut s’en abstenir. La fiche officielle sur la protection des données pose que seules les données strictement nécessaires à la réalisation de l’objectif peuvent être collectées. Le même esprit vaut pour le contenu du message : la spécialité, l’examen ou le motif n’aident pas la personne à venir à l’heure, puisqu’elle sait pourquoi elle a pris ce rendez-vous. Ces informations, elles, s’affichent sur un écran que d’autres peuvent voir.
Peut-on brancher les rappels sur un agenda existant ?
C’est le fonctionnement recommandé. L’API relie votre logiciel de prise de rendez-vous à la plateforme : la création ou la modification d’un créneau y programme le message, qui part au délai fixé. L’intervention technique a lieu une seule fois, souvent avec l’éditeur de votre outil. Sinon, l’envoi depuis l’interface web reste possible.
Faut-il l'accord du patient ou du client pour lui envoyer un rappel ?
Un rappel portant sur un rendez-vous pris par la personne elle-même n’est pas de la prospection commerciale : il n’offre ni produit ni service. Vous devez en revanche l’avoir informée que son numéro servirait à cela, et respecter son refus si elle ne souhaite pas de message. La situation change dès que le rappel contient une offre.
